La contratación pública permite a los ayuntamientos y entidades locales ejecutar obras, adquirir suministros y prestar servicios necesarios para la ciudadanía. Sin embargo, cada expediente debe justificar la necesidad del contrato, definir correctamente la prestación y garantizar la transparencia, la igualdad entre licitadores y el uso eficiente de los fondos públicos.
Una planificación insuficiente puede generar retrasos, consultas constantes de los licitadores, impugnaciones o problemas durante la ejecución. Por eso, el trabajo jurídico no debería comenzar cuando ya están redactados los pliegos, sino desde la definición inicial de la necesidad.
La contratación empieza antes de publicar la licitación
Antes de elegir el procedimiento o preparar los pliegos, la entidad debe concretar:
- Qué necesidad pública pretende cubrir.
- Por qué resulta necesario celebrar el contrato.
- Qué prestación debe ejecutar el adjudicatario.
- Cuánto tiempo será necesario el servicio o suministro.
- Qué presupuesto puede destinarse.
- Si resulta conveniente dividir el contrato en lotes.
- Qué resultados se esperan obtener.
La Ley de Contratos del Sector Público exige que las entidades definan previamente sus necesidades y utilicen los fondos públicos de forma eficiente, respetando los principios de publicidad, transparencia, igualdad y libre competencia.
Una necesidad descrita de forma demasiado genérica dificulta la redacción de los pliegos y puede provocar que las ofertas recibidas no respondan al objetivo real del contrato.
Qué debe justificar el expediente de contratación
El expediente debe dejar constancia de las principales decisiones adoptadas por el órgano de contratación.
Entre otras cuestiones, debe justificarse:
- La necesidad e idoneidad del contrato.
- La elección del procedimiento de adjudicación.
- La clasificación exigida, cuando proceda.
- Los requisitos de solvencia económica y técnica.
- Los criterios de adjudicación.
- El valor estimado.
- La insuficiencia de medios propios en contratos de servicios.
- La decisión de dividir o no el contrato en lotes.
- Las condiciones especiales de ejecución.
Los artículos 116 y 117 de la Ley de Contratos del Sector Público regulan el inicio, contenido y aprobación del expediente. Una vez aprobado, se dispone la apertura del procedimiento de adjudicación y se aprueba el gasto correspondiente, salvo las particularidades legalmente previstas.
Estas justificaciones no deberían formularse mediante expresiones genéricas. Deben guardar relación con las características del contrato y con la necesidad concreta de la entidad.
La importancia de definir correctamente el objeto
El objeto debe describir con precisión qué se contrata, evitando ambigüedades y prestaciones innecesarias.
Una definición adecuada permite:
- Preparar un presupuesto realista.
- Seleccionar el procedimiento correcto.
- Determinar la solvencia necesaria.
- Establecer criterios de adjudicación relacionados con la prestación.
- Facilitar la presentación de ofertas comparables.
- Controlar posteriormente el cumplimiento del contrato.
También debe analizarse si la prestación puede dividirse en lotes. La decisión de no hacerlo debe justificarse dentro del expediente cuando así lo exige la normativa.
No puede fraccionarse artificialmente un contrato para reducir su importe y evitar las reglas de publicidad o adjudicación que deberían aplicarse.
Pliegos administrativos y prescripciones técnicas
Los pliegos constituyen la referencia principal para la entidad y para los licitadores durante todo el procedimiento.
Pliego de cláusulas administrativas
Regula las condiciones jurídicas y económicas, como:
- Requisitos de los licitadores.
- Solvencia.
- Forma y plazo de presentación.
- Criterios de adjudicación.
- Garantías.
- Obligaciones del contratista.
- Penalidades.
- Modificaciones.
- Duración y prórrogas.
- Causas de resolución.
Pliego de prescripciones técnicas
Describe cómo debe ejecutarse la prestación, sus características, niveles de calidad, resultados esperados y mecanismos de control.
Ambos documentos deben ser coherentes. Una contradicción entre el pliego administrativo y el técnico puede generar dudas durante la licitación y conflictos posteriores.
Solvencia y criterios de adjudicación
Los requisitos de solvencia deben ser proporcionales al contrato. Exigir una experiencia, facturación o equipo técnico excesivos puede limitar injustificadamente la competencia.
Por su parte, los criterios de adjudicación deben estar vinculados al objeto del contrato y permitir una valoración transparente de las ofertas.
Conviene diferenciar entre:
- Criterios automáticos: se calculan mediante fórmulas o valores objetivos.
- Criterios sujetos a juicio de valor: requieren una valoración técnica motivada.
Los pliegos deben explicar cómo se puntuará cada aspecto y qué documentación deben presentar los licitadores. Cuanto más precisa sea esta información, menor será el riesgo de interpretaciones diferentes durante la evaluación.
Contratos menores: una herramienta limitada
Los contratos menores tienen una tramitación simplificada, pero no están exentos de justificación y control.
La Ley considera contratos menores, con carácter general, los de valor estimado inferior a 40.000 euros en obras y a 15.000 euros en suministros o servicios. El expediente debe justificar la necesidad y que no se ha alterado el objeto para evitar la aplicación de las reglas ordinarias de contratación.
No deberían utilizarse como sistema habitual para cubrir necesidades previsibles, recurrentes o continuadas. Cuando una prestación se repite, conviene planificar un procedimiento que cubra adecuadamente su duración y volumen económico.
Competencia del órgano de contratación
En las entidades locales, la competencia para contratar puede corresponder a la Alcaldía o Presidencia, al Pleno o a otros órganos por delegación.
La determinación depende, entre otros factores, del valor del contrato, su duración y su relación con los recursos ordinarios del presupuesto. La disposición adicional segunda de la Ley de Contratos del Sector Público contiene las reglas específicas aplicables a las entidades locales.
Antes de aprobar el expediente debe comprobarse qué órgano es competente y si existe alguna delegación vigente.
La adjudicación no termina el trabajo jurídico
Una vez formalizado el contrato comienza la fase de ejecución, durante la cual pueden surgir cuestiones relacionadas con:
- Retrasos.
- Incumplimientos.
- Penalidades.
- Facturación.
- Prórrogas.
- Modificaciones.
- Revisión de precios.
- Cesión o subcontratación.
- Recepción de la prestación.
- Resolución del contrato.
El responsable del contrato debe supervisar su ejecución y dejar constancia de las incidencias. Una documentación insuficiente puede dificultar posteriormente la imposición de penalidades, una modificación o la resolución contractual.
Las modificaciones, en particular, no deberían utilizarse para corregir una planificación inicial deficiente. Deben apoyarse en alguna de las causas y requisitos previstos legalmente.
Errores frecuentes en la contratación de entidades locales
Entre los problemas que pueden comprometer un expediente se encuentran:
- Describir de forma genérica la necesidad.
- Calcular incorrectamente el valor estimado.
- No justificar la duración o las prórrogas.
- Utilizar contratos menores para necesidades recurrentes.
- Exigir una solvencia desproporcionada.
- Incluir criterios de adjudicación ambiguos.
- No justificar la división o no división en lotes.
- Introducir contradicciones entre los pliegos.
- No prever cómo se controlará la ejecución.
- Modificar el contrato sin comprobar los requisitos legales.
- Documentar de manera insuficiente los incumplimientos.
Una revisión jurídica temprana permite corregir estas cuestiones antes de publicar la licitación y reduce el riesgo de tener que retroceder actuaciones.
¿Cuándo puede necesitar asistencia jurídica una entidad local?
El apoyo especializado puede ser útil para:
- Preparar expedientes complejos.
- Revisar pliegos.
- Determinar el procedimiento aplicable.
- Analizar criterios de solvencia y adjudicación.
- Resolver consultas de licitadores.
- Estudiar ofertas anormalmente bajas.
- Valorar exclusiones.
- Responder a recursos.
- Preparar modificaciones o prórrogas.
- Imponer penalidades.
- Resolver incidencias durante la ejecución.
- Defender a la entidad en un procedimiento contencioso-administrativo.
La asistencia puede prestarse durante todo el expediente o limitarse a una cuestión concreta que requiera una valoración jurídica.
Una contratación planificada reduce riesgos
La seguridad jurídica no depende únicamente de cumplir formalmente una serie de documentos. El expediente debe explicar por qué se contrata, cómo se ha diseñado el procedimiento y por qué las condiciones elegidas son adecuadas para satisfacer la necesidad pública.
Una contratación bien planificada facilita la concurrencia, permite comparar mejor las ofertas y proporciona herramientas para controlar posteriormente la ejecución.
Pelaz y Vélez Abogados presta asesoramiento en Derecho Administrativo y contratación pública a ayuntamientos, juntas vecinales y otras entidades públicas de Palencia y Castilla y León. Para revisar un expediente o plantear una consulta concreta, puede contactar con el despacho.